Kearsipan Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Filing system nomor adalah system kearsipan yang dalam penyimpanan data, lebih teliti dalam penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar.

Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

A. Filing system Nomor Dewey
Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)      Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:
a)      Dalam pemberian nomor kode
b)      Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini.
a) Lajur Pembagian Utama (disebut juga lajur kelompok besar)
Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut.
000            Pendidikan dan Latihan
100            Keuangan
200            Personalia
300            Pembangunan
400            Koperasi
500            Produksi
600            Pemasaran
700            Penelitian dan Laboratorium
800            Perlengkapan
900            Pengangkutan dan perbekalan
Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.


b) Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)
Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Personalia nomor kode 200).
200            Personalia
210            Formasi
220            Pemilihan Personal/Tenaga Kerja
230            Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai
240            Ujian Jabatan
250            Kenaikan Pangkat
260            Cuti
270            Mutasi
280            Pemberhentian Kerja
290            Pensiun

c) Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh berikut (dari pembagian Cuti, nomor kode 260)/
260            Cuti
261            Cuti Besar
262            Cuti Tahunan
263            Cuti Sakit
264            Cuti Kawin
265            Cuti Hamil
266            Cuti di luar tanggungan Negara/Perusahaan
267            Cuti karena kematian
268            Cuti karena ujian dinas
269            Cuti karena menunaikan ibadah haji
Dalam system Dewey, hal ini perlu diperhatikan dengan seksama kode angka yang terdapat dalam surat. Yang harus diingat ialah pembagian kelompok besar. Dengan melihat kepala angka kode surat, kita sudah bisa menentukan surat masuk ke kelompok mana. Misalnya, bila kepala angka menunjukan angka 1, ini termasuk urusan Keuangan, bila angka 3 ini berarti kelompok Pembangunan, dan seterusnya.

2)      Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.
a)      Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum di bawah ini:

000	500
100	600
200	700
300	800
400	900

Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor daro pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks.
b)      Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990.
c)      Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai 009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah terdapat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.
d)     Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat.
e)      Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.
f)       Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

3)      Penyimpanan Surat
Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut.
a)      Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.
b)      Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai cuti hamil berkode 265, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 265.1, surat kedua berkode 265.2 dan seterusnya.
c)      Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.
d)     Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 265.1 disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 260 dalam folder 265 di urutan pertama.

A. Filing system Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1)      Menyiapkan perlengkapan
Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut.
a)      Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

No. Urut	Tanggal Penyimpanan	Judul Surat	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perihal Surat	Ket.

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0001, surat kedua 0002, surat ketiga 0003, dan seterusnya.
b)      Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.
-          Laci pertama diberi kode 00-09
-          Laci kedua diberi kode 10-19
-          … dan seterusnya sampai …
-          Laci kesepuluh, berkode 90-99
c)      Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.
d)     Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9
e)      Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2)      Penyimpanan surat
Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.
a)      Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.
b)      Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.
-          Unit I        : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide
-          Unit II       : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map.
-          Unit III     : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam map/folder.
Contoh: Surat bernomor 1968 akan disimpan pda laci 10-19, pada guide 19 (Unit I), dalam map/folder 6 (Unit II), pada perihal/urutan 8 (Unit III).
c)      Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Penemuan Kembali Arsip Dalam Sistem Nomor
Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomo

a.      Penemuan arsip dalam system nomor Dewey
Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.
1)      Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.
2)      Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.
3)      Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, pokok masalahnya adalah cuti kawin dengan nomor kode 264.1. Surat tersebut berada pada laci bernomor 200, di belakang guide berkode 260, di dalam folder berkode 264, dengan urutan surat pertama.
4)      Jika tempatnya sudah ditemukan, carulah dan ambilah surat yang kita perlukan.


b.      Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit
Pada system ini, prosedur penemuan arsip adlah sebagai berikut:
1)      Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.
2)      Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya.
3)      Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.